RSS

CARA MELAKUKAN INVESTIGASI

22 Apr

Investigasi adalah tindakan yang perlu dilakukan, biasanya dilakukan sebagai tindak lanjut dari suatu penyimpangan atau kegagalan  system, peralatan maupun proses. Tindakan investigasi berguna untuk menemukan akar permasalahan yang menjadi sebab terjadinya kegagalan atau penyimpangan untuk kemudian membuat rencana tindakan perbaikan dari kegagalan/penyimpangan tersebut serta rencana tindakan pencegahan yang memungkinkan kegagalan yang sama tidak terulang kembali dimasa yang akan datang.

Walaupun kurang populer, sebenarnya kegiatan investigasi juga bisa ditujukan untuk suatu system atau proses yang sudah dianggap baik, yang akan dijadikan sebuah model yang akan diimplementasikan kepada system atau proses lain. Jadi lebih bersifat untuk tujuan improvement.

Harus dipahami bahwa investigasi adalah kegiatan untuk mengungkap sebuah fakta atau suatu kejadian berdasarkan informasi atau bukti bukti nyata yang diketemukan. Ibarat sebuah permainan puzzle, kepingan puzzle sudah tercerai berai dan tujuan dari investigasi adalah menemukan sekaligus menyusun kepingan kepingan puzzle tersebut sehingga membentuk sebuah kata. Ini tidak mudah, karena kegiatan investigasi perlu keahlian khusus, perlu mempelajari metode metodenya, menguji kebenaran dari beberapa “kepingan puzzle” yang diketemukan untuk kemudian menyusun kepingan kepingan tersebut sehingga dapat mengarah kepada kesimpulan yang benar.

Beberapa tahapan dalam melaksanakan investigasi adalah sbb :

  1. Mendapatkan latar belakang atau kronolgis dari timbulnya penyimpangan atau kegagalan. Hal ini penting karena dari informasi yang lengkap tentang kronolgis inilah dapat dilakukan identifikasi masalah yang benar. Carilah dari informasi yang benar tentang kronolgis terjadinya kegagalan atau penyimpangan, dari sumber sumber yang terpercaya misalnya : pelaksana, orang menyaksikan langsung dilokasi, orang yang terkena dampak langsung, orang yang menerima produk cacat dsb.
  2. Melakukan identifikasi masalah. Identifikasi masalah perlu dilakukan guna untuk menentukan tujuan investigasi, supaya investigasi yang dilakukan berjalan menuju kearah yang benar. Investigasi yang salah arah hanya akan membuang sumber daya, hasilnya tidak bermanfaat sama sekali
  3. Menentukan Tujuan Investigasi. Tujuan investigasi harus dapat mengarahkan investigasi kearah pencarian fakta tersembunyi tentang sebab sebab dari sebuah penyimpangan yang sudah teridentifikasi dengan jelas untuk kemudian mencari tindakan yang tepat guna mengurangi kerugian yang mungkin timbul, serta mencegah terulangnya kembali kejadian tersebut.
  4. Menetapkan ruang lingkup investigasi. Pembatasan ini bertujuan agar kegiatan investigasi lebih fokus pada tujuan, berjalan lebih sytematis, lebih efektif. Juga ada kejelasan bagian mana yang menjadi tanggung jawan team investigator dan bagian mana yang diluar tanggung jawab. Sehingga tidak ada keraguan sedikitpun dalam mempertanggung jawabkan setiap hasil investigasi.
  5. Melakukan analisa akar masalah. Analisa akar masalah perlu dilakukan untuk menemukan akar permasalahan apa yang menyebabkan terjadinya kegagalan. Ada beberapa metode yang dapat dipakai untuk melakukan penggalian ini, misalnya dengan Why Why analysis atau dengan diagran Isikawa.
  6. Melakukan kajian resiko. Kajian Resiko perlu dilakukan untuk menghitung besarnya dampak yang mungkin timbul dari sebuah penyimpangan atau kegagalan, serta besarnya peluang terjadinya. Hal ini sangat perlu untuk menetapkan jenis tindakan apa yang harus dilakukan, tindakan mana yang perlu didahulukan, serta resiko apa yang dapat diabaikan. Salah satu metode yang biasa digunakan adalah metode FMEA (failure mode effect analysis), namun selain metode ini tentu masih banyak juga metode yang lain yang dapat digunakan.
  7. Penatapan tindakan perbaikan dan pencegahan. Inilah sebenarnya buah dari sebuah investigasi, tindakan perbaikan dan pencegahan. Investigasi tanpa rekomendasi tindakan perbaikan dan pencegahan hanyalah sia sia tidak ada gunanya. Investigasi yang baik akan menghasilkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang efektif untuk mengurangi dampak serta mencegah terulangnya kembali problem yang sama.

FLOW CHART INVESTIGASI

 
Leave a comment

Posted by on April 22, 2016 in BISNIS, FARMASI, MANAGEMEN

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: